1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Heare wordt aangeboden door HDNK V.O.F., Zuiderstraat 35G, 2011 XS Haarlem, KvK 66251427.

HDNK V.O.F. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de Heare-app en heare.app worden verwerkt.

Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van je privacyrechten kun je contact opnemen via support@heare.app.

Heare heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

2. Voor wie is Heare bedoeld?

Heare is een app en webrecorder waarmee volwassenen voorleesverhalen kunnen opnemen, bewaren en delen, zodat een kind later naar het verhaal kan luisteren in een vertrouwde stem.

De accountfuncties van Heare zijn bedoeld voor volwassenen. Een kind maakt geen zelfstandig Heare-account aan en wordt niet gevraagd zelf persoonsgegevens in te voeren.

Een kind kan wel de ontvanger van een verhaal zijn. Een volwassene kan bijvoorbeeld een voornaam of bijnaam van het kind toevoegen om verhalen persoonlijk te maken en verhalen voor verschillende kinderen uit elkaar te houden.

Degene die gegevens, foto’s of opnames van andere personen aan Heare toevoegt, is verantwoordelijk voor het zorgvuldig gebruiken daarvan en moet daarvoor bevoegd zijn.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je Heare gebruikt.

Accountgegevens

We kunnen verwerken:

• je e-mailadres;
• een interne gebruikers-ID;
• je naam of weergavenaam wanneer je die zelf invoert of een loginprovider die verstrekt;
• je taalkeuze;
• accountinstellingen en voorkeuren;
• registratiedatum en laatste activiteit;
• je keuze om wel of niet de Heare-nieuwsbrief te ontvangen.

Deze gegevens gebruiken we onder andere om je te laten inloggen, je account te beheren, je voorkeuren te onthouden en noodzakelijke serviceberichten te sturen.

Inloggen gebeurt via Sign in with Apple, Google of een eenmalige code per e-mail. Heare bewaart geen eigen wachtwoorden.

Bij Sign in with Apple kan Apple een privérelay-mailadres aan Heare doorgeven.

Gegevens over een kind

Een volwassene kan een voornaam of bijnaam van een kind toevoegen.

We gebruiken deze bijvoorbeeld om een persoonlijke bibliotheek te tonen en om verhalen voor verschillende kinderen uit elkaar te houden.

Heare vraagt niet om de achternaam, geboortedatum, school, exacte locatie of gezondheidsgegevens van een kind.

We raden gebruikers aan alleen een voornaam of bijnaam te gebruiken en geen aanvullende gegevens toe te voegen waarmee een kind onnodig makkelijk te identificeren is.

Verhaal- en opnamegegevens

Bij het maken en gebruiken van verhalen kunnen we verwerken:

• de titel van het verhaal;
• de voornaam of bijnaam van het kind voor wie het verhaal bedoeld is;
• de naam van de voorlezer;
• de audio-opname;
• de duur van de opname;
• paginamarkeringen;
• de datum waarop een opname is gemaakt;
• informatie over wie het verhaal heeft gemaakt, ontvangen of geclaimd;
• een optionele foto van de voorlezer;
• informatie die nodig is om het verhaal in de bibliotheek te tonen en af te spelen.

De inhoud van persoonlijke audio-opnames wordt gebruikt om het verhaal te kunnen opslaan, verwerken, delen en afspelen.

Heare maakt geen biometrisch stemprofiel van een voorlezer, gebruikt persoonlijke opnames niet voor stemherkenning en gebruikt persoonlijke opnames niet voor het trainen van AI-modellen of AI-stemmen.

Heare voert op dit moment geen automatische transcriptie uit op persoonlijke voorleesopnames.

Uitnodigings- en contactgegevens

Wanneer iemand wordt uitgenodigd om een verhaal op te nemen of een verhaal ontvangt, kunnen we gegevens verwerken die nodig zijn om deze flow te laten werken.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

• het e-mailadres van een ouder of maker als dit in de betreffende flow wordt gebruikt;
• het e-mailadres van een voorlezer, als die dat zelf achterlaat (zie hieronder);
• een unieke uitnodigingscode;
• de status van een uitnodiging;
• het moment waarop een uitnodiging is geopend;
• het moment waarop een opname is gestart of voltooid.

Het e-mailadres van een voorlezer

Wie een verhaal inspreekt zonder Heare-account, kan na het opnemen zelf een e-mailadres achterlaten. Dat is vrijwillig. Laat je je adres achter, dan verwerken we:

• je e-mailadres en de taal van de recorder;
• of en wanneer je het adres hebt bevestigd;
• welke verhalen je met dat adres hebt opgenomen, zodat ze bij elkaar horen en je ze later kunt terugvinden;
• of je bericht wilt krijgen wanneer er naar je verhaal is geluisterd, en of je nieuws van Heare wilt ontvangen;
• welke versie van onze tekst je zag toen je je adres gaf, en wanneer dat was.

Je adres maakt je geen eigenaar van een verhaal. Het verhaal hoort bij de ouder die het bewaart; jouw adres staat erbij zodat je bericht kunt krijgen en je verhalen later kunt terugvinden.

Zoeken naar een boek

Zoek je in de recorder naar een boektitel, dan wordt je zoekterm opgezocht in twee openbare boekencatalogi: Google Books en Open Library (Internet Archive).

Die zoekopdracht loopt via onze eigen server. De catalogi ontvangen dus alleen de zoekterm, en niet je IP-adres of andere gegevens van je apparaat.

De titel die je uiteindelijk kiest of intypt bewaren we bij de opname, zodat het verhaal een naam heeft.

Foto’s

Je kunt optioneel een foto van een voorlezer toevoegen.

Wanneer je de camera of fotobibliotheek gebruikt, ontvangt Heare alleen de foto die je zelf kiest of maakt voor Heare.

Heare krijgt niet vrij toegang tot je volledige fotobibliotheek.

Betalings- en kortingsgegevens

Aankopen in de iOS-app worden verwerkt door Apple. Aankopen in de Android-app worden verwerkt door Google Play.

Wanneer webbetalingen worden gebruikt, kunnen deze via Stripe worden verwerkt.

Heare ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens.

We kunnen wel gegevens verwerken die nodig zijn om vast te stellen of een verhaal gratis, betaald, in behandeling of mislukt is, zoals:

• Apple StoreKit-transactiegegevens;
• Google Play-aankoop- en bestelnummers;
• Stripe Checkout Session-ID’s;
• Stripe Payment Intent-ID’s;
• betaalstatus;
• betaaldatum;
• gebruikte kortingscode;
• gebruik van gratis verhalen.

Pushnotificaties

Wanneer pushnotificaties worden gebruikt, kan Heare een technisch push-token van het apparaat opslaan.

Dit token gebruiken we alleen om relevante Heare-notificaties naar het betreffende apparaat te kunnen sturen. Het versturen zelf loopt via Firebase Cloud Messaging van Google, op beide platforms.

Technische gegevens

Onze systemen en infrastructuurleveranciers kunnen technische gegevens verwerken die nodig zijn om Heare veilig en betrouwbaar te laten werken.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

• IP-adres;
• browser- of apparaatinformatie;
• datum en tijd van technische verzoeken;
• foutinformatie;
• beveiligingsinformatie.

Als het opnemen mislukt, bewaren we bijvoorbeeld welke foutmelding je browser gaf en of de pagina beveiligd was. Daar staat geen account, geen sessie en geen IP-adres bij; het dient alleen om te kunnen achterhalen waarom opnemen bij iemand niet werkt.

We gebruiken deze gegevens niet om advertentieprofielen te maken.

Beperkte gebruiks- en funneldata

Heare bewaart beperkte first-party informatie over belangrijke stappen binnen de dienst.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• wanneer een account is aangemaakt;
• via welke bron iemand bij Heare kwam;
• of een uitnodiging is aangemaakt of geopend;
• of een opname is gestart of voltooid;
• de status van een opname;
• of een verhaal is betaald of geclaimd;
• of een verhaal is beluisterd;
• of een serviceherinnering is verstuurd.

Deze informatie wordt in onze eigen backend opgeslagen en gebruiken we om Heare te laten functioneren, problemen te onderzoeken en te begrijpen waar gebruikers in belangrijke flows vastlopen.

We gebruiken hiervoor geen externe productanalyticsdienst.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Onder de AVG hebben we voor iedere verwerking een geldige grondslag nodig.

Uitvoering van de overeenkomst

We verwerken gegevens van volwassen gebruikers wanneer dit nodig is om Heare te leveren.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• je account aanmaken en beheren;
• inloggen;
• een verhaal opnemen;
• een verhaal bewaren;
• een verhaal delen of ontvangen;
• verhalen afspelen;
• uitnodigingen verwerken;
• betalingen verwerken;
• aankopen herstellen;
• noodzakelijke serviceberichten sturen.

Gerechtvaardigd belang

We verwerken bepaalde gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Heare of van een gebruiker en wanneer de privacybelangen van de betrokken persoon niet zwaarder wegen.

Dit gebruiken we bijvoorbeeld voor:

• het beveiligen van Heare;
• het voorkomen van fraude en misbruik;
• het toepassen van regels rond gratis verhalen en kortingscodes;
• het oplossen van technische problemen;
• beperkte first-party funnelinformatie;
• het verbeteren van belangrijke gebruikersflows;
• het vaststellen of serviceherinneringen nodig zijn.

Voor beperkte persoonsgegevens over kinderen, zoals een voornaam of bijnaam die een volwassene toevoegt om een persoonlijke familiebibliotheek mogelijk te maken, baseren we de verwerking op het gerechtvaardigde belang om de door de volwassene gevraagde dienst te leveren.

Omdat het daarbij om gegevens van een kind gaat, wegen we de belangen van het kind extra zwaar mee. Daarom verzamelen we zo min mogelijk gegevens en gebruiken we kindgegevens niet voor advertenties, marketingprofielen of commerciële profilering.

Toestemming

Voor niet-noodzakelijke marketingcommunicatie, zoals de Heare-nieuwsbrief, vragen we toestemming.

Ook het e-mailadres van een voorlezer verwerken we op basis van toestemming. Het gaat om twee losse keuzes:

• bericht krijgen wanneer er naar je verhaal is geluisterd, en je adres laten bewaren bij de verhalen die je opneemt;
• af en toe nieuws en tips van Heare ontvangen. Dat vinkje staat standaard uit, en telt pas als je je adres hebt bevestigd.

Behalve de bevestigingsmail zelf sturen we een voorlezer pas iets als het adres is bevestigd. Een voorlezer heeft meestal geen Heare-account, dus staat er in elke mail een link om je af te melden of je adres te laten vergeten.

Je kunt deze toestemming altijd weer intrekken.

Wettelijke verplichtingen

Sommige gegevens moeten we bewaren of verwerken omdat de wet dit van ons verlangt, bijvoorbeeld voor financiële administratie of het behandelen van privacyverzoeken.

5. Hoe gaan we om met gegevens over kinderen?

Heare is bedoeld voor gebruik binnen gezinnen. Daardoor kunnen beperkte persoonsgegevens over kinderen onderdeel van de dienst zijn.

Kinderen krijgen daarbij extra bescherming. Daarom:

• vragen we kinderen niet zelf persoonsgegevens in te voeren;
• vragen we in de normale flow alleen om een voornaam of bijnaam;
• vragen we niet om een volledige identiteit van het kind;
• gebruiken we kindgegevens niet voor advertenties;
• gebruiken we kindgegevens niet om commerciële profielen te maken;
• verkopen we kindgegevens niet;
• gebruiken we kindgegevens niet voor geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen;
• gebruiken we voor onderzoek waar mogelijk geaggregeerde, gepseudonimiseerde of geminimaliseerde informatie.

Een ouder, voogd of andere wettelijk bevoegde vertegenwoordiger kan contact met ons opnemen om gegevens over een kind te laten inzien, corrigeren of verwijderen.

We kunnen redelijke informatie vragen om te controleren of degene die het verzoek doet daartoe bevoegd is.

6. Waar worden opnames en foto’s opgeslagen?

Persoonlijke audio-opnames en foto’s die naar Heare worden geüpload, worden opgeslagen in private opslag bij Supabase.

Deze opslag is niet openbaar toegankelijk.

Heare gebruikt onder andere accountgebonden toegangsregels, servercontroles en tijdelijk ondertekende links om bestanden te uploaden, technisch te verwerken en af te spelen.

Tijdelijk ondertekende links zijn maar gedurende beperkte tijd geldig.

Voor bepaalde technische audiobewerkingen kan een Google Cloud Function worden gebruikt. Daarbij worden tijdelijke, ondertekende toegangslinks gebruikt.

Wanneer je offline luisteren gebruikt, kan een kopie van een verhaal lokaal op je apparaat worden opgeslagen.

Als je zelf een bestand uit Heare exporteert of buiten Heare opslaat, valt die kopie daarna onder je eigen beheer.

7. Uitnodigingen, cadeau- en claimlinks

Heare gebruikt unieke links of codes om bijvoorbeeld:

• iemand uit te nodigen een verhaal op te nemen;
• een verhaal cadeau te geven;
• een verhaal te laten claimen door een andere gebruiker.

Zo’n link werkt als een toegangssleutel.

Iemand die over een geldige link beschikt, kan afhankelijk van de betreffende stap informatie over het verhaal zien of toegang krijgen tot inhoud die via die link beschikbaar wordt gemaakt.

Deel zo’n link daarom alleen met degene voor wie hij bedoeld is.

Na het claimen kan toegang tot een verhaal aan het betreffende Heare-account worden gekoppeld.

Een voorlezer die een e-mailadres achterlaat, krijgt in onze mails een eigen link. Dat is een andere link dan de claimlink: je kunt er je adres mee bevestigen, je afmelden of je adres laten vergeten, maar er geen verhaal mee openen of claimen.

Denk je dat een link bij de verkeerde persoon terecht is gekomen? Neem dan contact met ons op via support@heare.app.

8. Productgebruik en analytics

Heare gebruikt geen PostHog, Google Analytics of andere externe productanalyticsdiensten om het gedrag van gebruikers te volgen.

We gebruiken geen:

• sessiereplay;
• automatische schermopnames;
• algemene autocapture;
• advertentietracking;
• cross-site tracking;
• third-party analyticsprofielen.

We bewaren wel beperkte first-party statusinformatie over belangrijke onderdelen van de Heare-flow in onze eigen backend.

Voorbeelden zijn het openen van een uitnodiging, het starten of afronden van een opname, de betaalstatus, het claimen van een verhaal en een luisterevent.

Deze gegevens gebruiken we om de dienst te leveren, support te kunnen geven, fouten te onderzoeken en Heare te verbeteren.

We proberen hiervoor alleen gebeurtenissen vast te leggen die daadwerkelijk iets zeggen over het functioneren van Heare.

9. Cookies, local storage en apparaatopslag

Heare gebruikt geen advertentie- of analyticscookies.

Voor noodzakelijke functionaliteit kunnen de app en webrecorder wel lokale opslag of vergelijkbare technische opslag gebruiken.

Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

• een actieve sessie;
• het herstellen van een opnameconcept;
• offline luisteren;
• lokale voorkeuren;
• onthouden welke cadeaus zijn geopend;
• technische status tijdens een opname;
• onthouden welk e-mailadres een voorlezer eerder achterliet, zodat het bij een volgende opname al is ingevuld;
• onthouden via welke bron je bij Heare bent gekomen, zodat dat niet verloren gaat als je later terugkomt.

Deze opslag wordt niet gebruikt om gebruikers over verschillende websites te volgen of advertentieprofielen te maken.

10. E-mail en nieuwsbrief

Heare gebruikt e-mail voor noodzakelijke berichten, zoals:

• inlogcodes;
• account- en herstelberichten;
• belangrijke serviceberichten;
• waarschuwingen over langdurige inactiviteit;
• een bevestigingsmail aan een voorlezer die een e-mailadres achterlaat;
• een bericht aan een voorlezer dat er naar zijn of haar verhaal is geluisterd, als het adres is bevestigd. Eén keer per verhaal, met een link om je af te melden of je adres te laten vergeten.

Daarnaast kun je vrijwillig kiezen voor de Heare-nieuwsbrief. Een voorlezer doet dat met een los vinkje bij het achterlaten van een adres; dat telt pas als het adres is bevestigd.

Voor e-mailverzending gebruikt Heare Supabase en/of Resend, afhankelijk van het betreffende type bericht en de technische configuratie.

Wanneer je de nieuwsbrief inschakelt, kan je e-mailadres worden gekoppeld aan de betreffende Heare-mailinglijst.

Je kunt toestemming voor de nieuwsbrief altijd weer intrekken.

Afmelden voor de nieuwsbrief heeft geen gevolgen voor de kernfuncties van Heare.

11. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet.

We gebruiken externe leveranciers wanneer dat nodig is om Heare te laten werken. Op dit moment gaat het onder andere om:

Apple

Voor de App Store, In-App Purchase, Sign in with Apple, pushnotificaties en lokale apparaatfuncties.

Google

Voor Google-login, aankopen via Google Play, pushnotificaties via Firebase Cloud Messaging, Firebase Hosting, bepaalde technische verwerking via Google Cloud, en het opzoeken van boektitels via Google Books.

Open Library (Internet Archive)

Voor het opzoeken van boektitels. Deze zoekopdracht loopt via onze eigen server, dus Open Library ontvangt alleen de zoekterm en niet je IP-adres.

Supabase

Voor authenticatie, database, serverfuncties en private opslag.

Stripe

Voor webbetalingen en bijbehorende fraudepreventie wanneer Stripe wordt gebruikt.

Resend

Voor bepaalde service-e-mails en de nieuwsbrief.

Deze leveranciers ontvangen alleen gegevens voor zover dat nodig is voor hun rol.

Sommige leveranciers zijn internationale organisaties en kunnen onder bepaalde omstandigheden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer daarvoor een internationale doorgifte plaatsvindt, gebruiken we waar nodig geldige AVG-waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere toepasselijke waarborgen.

12. Wie binnen Heare kan persoonsgegevens bekijken?

Persoonsgegevens zijn niet vrij toegankelijk.

Alleen personen die gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden kunnen toegang krijgen.

Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

• klantenservice;
• het oplossen van technische problemen;
• beveiligingsonderzoek;
• betalingsproblemen;
• privacyverzoeken;
• beperkt product- of gebruikersonderzoek.

Wanneer een medewerker, externe opdrachtnemer of tijdelijke onderzoeker toegang krijgt, beperken we die toegang zoveel mogelijk in doel, gegevens, functionaliteit en tijd.

Waar mogelijk gebruiken we voor onderzoek geaggregeerde, gepseudonimiseerde of geminimaliseerde informatie.

Toegang wordt ingetrokken zodra deze niet langer nodig is.

Personen met toegang moeten vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan. Waar de AVG dat vereist maken we passende afspraken over de verwerking van persoonsgegevens.

Heare-medewerkers, opdrachtnemers en onderzoekers luisteren niet routinematig naar persoonlijke voorleesopnames.

De inhoud van een persoonlijke opname wordt alleen bekeken of beluisterd wanneer dit noodzakelijk is voor een concreet support-, technisch of beveiligingsprobleem, wanneer een gebruiker daar zelf om vraagt of toestemming voor geeft, of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

13. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daaronder vallen onder andere:

• private opslag van persoonlijke audio en foto’s;
• HTTPS/TLS voor netwerkverbindingen;
• tijdelijk ondertekende links voor mediabestanden;
• accountgebonden toegangscontroles;
• row-level security en servercontroles waar toegepast;
• beperkte toegang voor beheerders en opdrachtnemers;
• auditinformatie voor bepaalde beheeracties;
• geen eigen opslag van volledige betaalkaartgegevens.

Geen enkele digitale dienst kan absolute veiligheid garanderen.

Bescherm daarom ook zelf je apparaat, e-mailaccount en gedeelde Heare-links.

14. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

Actieve accounts en verhalen

Een actief account en de opgeslagen verhalen blijven beschikbaar zolang dat nodig is om Heare te leveren, tenzij je eerder een opname of je account verwijdert.

Inactieve accounts

Heare hanteert een inactiviteitstermijn van zes maanden.

Wanneer de eigenaar van verhalen zes maanden niet actief is geweest, kunnen het account en de bijbehorende persoonlijke opnames, foto’s en conceptgegevens volgens onze opschoonprocedure worden verwijderd.

Voordat persoonlijke opnames wegens langdurige inactiviteit worden verwijderd, sturen we eerst een waarschuwing naar het bekende e-mailadres.

Wanneer het account opnieuw wordt gebruikt, begint de inactiviteitstermijn opnieuw.

Concepten en onafgeronde sessies

Concepten, mislukte opnames en onafgeronde opname- of betaalsessies kunnen tijdelijk worden bewaard wanneer dat nodig is voor herstel, afronding, support, beveiliging of fraudepreventie.

Daarna worden ze verwijderd volgens de toepasselijke bewaartermijn.

Foutinformatie

Technische foutinformatie over mislukte opnames bewaren we maximaal 30 dagen.

Het e-mailadres van een voorlezer

Dat bewaren we zolang er een verhaal aan gekoppeld is dat je met dat adres opnam, of zolang je nieuws van Heare wilt ontvangen.

Verdwijnt je laatste verhaal, omdat het wordt verwijderd of met het account van de ouder, dan verdwijnt je adres mee, tenzij je nieuws wilt ontvangen. Kies je in een mail of op je voorlezerspagina voor “Vergeet mijn adres”, dan halen we het meteen weg bij al je verhalen.

Afmelden voor berichten wist je adres niet: het blijft dan bij je verhalen staan, zodat je ze later kunt terugvinden.

Een adres dat nooit wordt bevestigd, krijgt geen berichten. Het blijft bij het verhaal staan tot het verhaal verdwijnt, het adres wordt aangepast, of iemand via de bevestigingsmail laat weten dat het niet zijn of haar adres is.

Financiële gegevens

Gegevens die we wettelijk voor onze financiële administratie moeten bewaren, bewaren we zeven jaar.

Back-ups en technische logs

Verwijderde gegevens kunnen nog korte tijd voorkomen in technische back-ups of logs: back-ups maximaal 30 dagen, server- en e-maillogboeken maximaal 90 dagen. Daarna verdwijnen ze volgens het reguliere retentie- of overschrijvingsschema van de betreffende infrastructuurprovider.

15. Je account en opnames verwijderen

Binnen Heare kun je losse opnames verwijderen.

Je kunt ook je account verwijderen.

Bij het verwijderen van een account verwijdert Heare persoonsgegevens en bestanden die bij dat account horen voor zover dat technisch en wettelijk mogelijk is.

Dit omvat onder andere door het account beheerde persoonlijke opnames, foto’s, toegangsgegevens, sessies, profielgegevens en het Heare-authenticatieaccount.

Een verhaal dat je alleen van iemand anders hebt ontvangen kan bij de oorspronkelijke eigenaar blijven bestaan. Jouw toegang tot dat verhaal wordt bij verwijdering van je account verwijderd.

Bepaalde financiële, beveiligings- of administratieve gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer de wet dat verplicht of wanneer dit aantoonbaar noodzakelijk is voor bijvoorbeeld fraudeonderzoek, geschillen of beveiliging.

16. Je privacyrechten

Onder de AVG heb je, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens we verwerken;
• inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op dataportabiliteit geldt;
• eerder gegeven toestemming weer in te trekken;
• een klacht in te dienen bij een privacytoezichthouder.

In de app kun je al een aantal zaken zelf regelen, waaronder het verwijderen van losse opnames en het verwijderen van je account.

Voor bepaalde accounts is ook een ZIP-export beschikbaar.

Deze functies beperken je wettelijke privacyrechten niet.

Ben je voorlezer zonder Heare-account? Dan regel je het meeste via de link in onze mails: je adres bevestigen, je afmelden of je adres laten vergeten. Voor al het andere kun je mailen naar support@heare.app.

Wil je andere gegevens ontvangen, ontbreekt er iets in de export of wil je een ander privacyrecht uitoefenen? Mail dan naar support@heare.app.

We reageren in beginsel binnen één maand op een geldig privacyverzoek.

We kunnen eerst informatie vragen om je identiteit of bevoegdheid te controleren.

In Nederland kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In België kun je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

17. Wat doen we nadrukkelijk niet?

Heare:

• verkoopt geen persoonsgegevens;
• toont geen gepersonaliseerde advertenties;
• gebruikt geen third-party productanalytics;
• gebruikt geen cross-site tracking;
• maakt geen advertentieprofielen van kinderen;
• gebruikt persoonlijke voorleesopnames niet voor AI-training;
• gebruikt persoonlijke voorleesopnames niet voor stemklonen;
• maakt geen biometrische stemprofielen;
• gebruikt kindgegevens niet voor commerciële profilering;
• neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Heare verandert en daardoor kan deze privacyverklaring soms aangepast moeten worden.

Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de manier waarop we persoonsgegevens gebruiken, informeren we gebruikers op een passende manier wanneer dat nodig is.

De meest recente versie staat altijd op heare.app/privacy.

19. Contact

Heb je vragen over privacy of wil je een privacyrecht uitoefenen?

support@heare.app

Heare · HDNK V.O.F. · Zuiderstraat 35G · 2011 XS Haarlem · KvK 66251427

1. Who is responsible for your data?

Heare is provided by HDNK V.O.F., Zuiderstraat 35G, 2011 XS Haarlem, the Netherlands, Dutch Chamber of Commerce number 66251427.

HDNK V.O.F. is the data controller for personal data processed through the Heare app and heare.app.

For privacy questions or to exercise your privacy rights, contact support@heare.app.

Heare has not appointed a Data Protection Officer at this time.

2. Who is Heare for?

Heare is an app and web recorder that allows adults to record, save and share stories so that a child can later listen to them in a familiar voice.

Heare’s account features are intended for adults. A child does not create an independent Heare account and is not asked to enter personal data.

A child may, however, be the recipient of a story. An adult can add the child’s first name or nickname to personalise stories and distinguish stories intended for different children.

Anyone adding data, photos or recordings of other people to Heare is responsible for using that information carefully and must be authorised to do so.

3. What personal data do we process?

The data we process depends on how you use Heare.

Account data

We may process:

• your email address;
• an internal user ID;
• your name or display name if you enter it or a login provider supplies it;
• your language preference;
• account settings and preferences;
• registration date and last activity;
• your choice whether to receive the Heare newsletter.

We use this information to allow you to sign in, manage your account, remember your preferences and send necessary service messages.

Sign-in is provided through Sign in with Apple, Google or a one-time code sent by email. Heare does not store its own passwords.

When using Sign in with Apple, Apple may provide Heare with a private relay email address.

Data about a child

An adult can add a child’s first name or nickname.

We use this, for example, to create a personalised library and distinguish stories intended for different children.

Heare does not ask for a child’s surname, date of birth, school, precise location or health information.

We recommend using only a first name or nickname and not adding unnecessary information that could make a child more easily identifiable.

Story and recording data

When stories are created and used, we may process:

• the story title;
• the first name or nickname of the child the story is intended for;
• the reader’s name;
• the audio recording;
• recording duration;
• page markers;
• the date a recording was made;
• information about who created, received or claimed the story;
• an optional photo of the reader;
• information required to display and play the story in the library.

The content of personal audio recordings is used to store, technically process, share and play the story.

Heare does not create biometric voice profiles, does not use personal recordings for voice recognition and does not use personal recordings to train AI models or AI voices.

Heare does not currently automatically transcribe personal story recordings.

Invitation and contact data

When someone is invited to record a story or receives a story, we may process information required to make that flow work.

This may include:

• the email address of a parent or creator where the relevant flow uses it;
• the email address of a reader, if they choose to leave one (see below);
• a unique invitation code;
• invitation status;
• when an invitation was opened;
• when a recording was started or completed.

A reader’s email address

Someone who records a story without a Heare account can choose to leave an email address after recording. This is voluntary. If you leave your address, we process:

• your email address and the language of the recorder;
• whether and when you confirmed the address;
• which stories you recorded with that address, so they belong together and you can find them again later;
• whether you want to be told when your story has been listened to, and whether you want to receive news from Heare;
• which version of our text you saw when you gave your address, and when that was.

Your address does not make you the owner of a story. The story belongs to the parent who keeps it; your address is stored with it so that you can be notified and find your stories again later.

Searching for a book

If you search for a book title in the recorder, your search term is looked up in two public book catalogues: Google Books and Open Library (Internet Archive).

That search runs through our own server. Those catalogues therefore receive only the search term, and not your IP address or any other information about your device.

The title you eventually pick or type is stored with the recording, so that the story has a name.

Photos

You may optionally add a photo of the reader.

When you use the camera or photo library, Heare only receives the photo you choose or take for Heare.

Heare does not receive unrestricted access to your full photo library.

Payment and discount data

Purchases in the iOS app are processed by Apple. Purchases in the Android app are processed by Google Play.

Where web payments are used, they may be processed through Stripe.

Heare does not receive full payment card details.

We may process information required to determine whether a story is free, paid, pending or failed, including:

• Apple StoreKit transaction information;
• Google Play purchase and order identifiers;
• Stripe Checkout Session IDs;
• Stripe Payment Intent IDs;
• payment status;
• payment date;
• discount codes used;
• use of free stories.

Push notifications

Where push notifications are used, Heare may store a technical push token for the device.

We use this token only to send relevant Heare notifications to that device. Delivery itself runs through Google’s Firebase Cloud Messaging, on both platforms.

Technical data

Our systems and infrastructure providers may process technical information needed to operate Heare safely and reliably.

This may include:

• IP address;
• browser or device information;
• date and time of technical requests;
• error information;
• security information.

If recording fails, for example, we store which error your browser reported and whether the page was secure. No account, session or IP address is stored alongside it; it exists only so we can find out why recording does not work for someone.

We do not use this data to create advertising profiles.

Limited usage and funnel data

Heare stores limited first-party information about important steps within the service.

This may include:

• when an account was created;
• the source through which someone discovered Heare;
• whether an invitation was created or opened;
• whether a recording was started or completed;
• recording status;
• whether a story was paid for or claimed;
• whether a story was listened to;
• whether a service reminder was sent.

This information is stored in our own backend and is used to operate Heare, investigate problems and understand where users encounter difficulties in important flows.

We do not use an external product analytics service for this purpose.

4. Why do we process personal data?

Under the GDPR, we need a valid legal basis for each processing activity.

Performance of a contract

We process data relating to adult users where this is necessary to provide Heare. This includes:

• creating and managing your account;
• signing in;
• recording a story;
• saving a story;
• sharing or receiving a story;
• playing stories;
• processing invitations;
• processing payments;
• restoring purchases;
• sending necessary service messages.

Legitimate interests

We process certain data where this is necessary for a legitimate interest of Heare or a user and where the privacy interests of the person concerned do not override that interest. This includes:

• securing Heare;
• preventing fraud and abuse;
• applying free-story and discount-code rules;
• resolving technical problems;
• limited first-party funnel information;
• improving important user flows;
• determining whether service reminders are needed.

For limited personal data relating to children, such as a first name or nickname added by an adult to provide a personalised family library, we rely on the legitimate interest in providing the service requested by the adult.

Because this information relates to a child, we give the child’s interests particular weight. We therefore collect as little information as possible and do not use children’s data for advertising, marketing profiles or commercial profiling.

Consent

For non-essential marketing communications, such as the Heare newsletter, we ask for consent.

We also process a reader’s email address on the basis of consent. There are two separate choices:

• being told when your story has been listened to, and having your address kept with the stories you record;
• receiving occasional news and tips from Heare. This box is unticked by default, and only counts once you have confirmed your address.

Apart from the confirmation email itself, we only send a reader anything once the address has been confirmed. A reader usually has no Heare account, so every email includes a link to unsubscribe or to have your address forgotten.

You can withdraw that consent at any time.

Legal obligations

Some information must be processed or retained because the law requires it, for example for financial administration or handling privacy requests.

5. How do we handle children’s data?

Heare is designed for use within families. This means limited personal information about children may form part of the service.

Children receive additional protection. Therefore:

• we do not ask children to enter personal data themselves;
• in the normal flow, we only ask for a first name or nickname;
• we do not ask for a child’s full identity;
• we do not use children’s data for advertising;
• we do not use children’s data to create commercial profiles;
• we do not sell children’s data;
• we do not use children’s data for automated decisions producing legal or similarly significant effects;
• for research, we use aggregated, pseudonymised or minimised information where possible.

A parent, guardian or other legally authorised representative may contact us to access, correct or delete information relating to a child.

We may ask for reasonable information to verify that the person making the request is authorised to do so.

6. Where are recordings and photos stored?

Personal audio recordings and photos uploaded to Heare are stored in private storage provided by Supabase.

This storage is not publicly accessible.

Heare uses account-based access controls, server checks and temporary signed links to upload, technically process and play media.

Temporary signed links are valid only for a limited period.

A Google Cloud Function may be used for certain technical audio processing. Temporary signed access links are used for this processing.

When you use offline listening, a copy of a story may be stored locally on your device.

If you export a file from Heare or save it outside Heare yourself, that copy is then under your own control.

7. Invitations, gift links and claim links

Heare uses unique links or codes to:

• invite someone to record a story;
• give a story as a gift;
• allow another user to claim a story.

Such a link acts as an access key.

A person with a valid link may, depending on the relevant step, be able to see information about the story or access content made available through that link.

Only share these links with the intended recipient.

After a story has been claimed, access may be connected to the relevant Heare account.

A reader who leaves an email address gets their own link in our emails. It is not the claim link: you can use it to confirm your address, unsubscribe or have your address forgotten, but not to open or claim a story.

If you believe a link has reached the wrong person, contact support@heare.app.

8. Product usage and analytics

Heare does not use PostHog, Google Analytics or another external product analytics service to track user behaviour.

We do not use:

• session replay;
• automatic screen recording;
• general autocapture;
• advertising tracking;
• cross-site tracking;
• third-party analytics profiles.

We do store limited first-party status information about important parts of the Heare flow in our own backend.

Examples include opening an invitation, starting or completing a recording, payment status, claiming a story and listening events.

We use this information to provide the service, offer support, investigate errors and improve Heare.

We aim to record only events that provide meaningful information about the operation of Heare.

9. Cookies, local storage and device storage

Heare does not use advertising or analytics cookies.

The app and web recorder may use local storage or similar technical storage where this is necessary for requested functionality. This may be used for:

• an active session;
• recovering a recording draft;
• offline listening;
• local preferences;
• remembering which gifts have been opened;
• technical recording state;
• remembering the email address a reader left before, so that it is already filled in for the next recording;
• remembering which source you came to Heare through, so that it is not lost if you return later.

This storage is not used to track users across different websites or to create advertising profiles.

10. Email and newsletter

Heare uses email for necessary messages, such as:

• sign-in codes;
• account and recovery messages;
• important service messages;
• warnings about prolonged inactivity;
• a confirmation email to a reader who leaves an email address;
• a message to a reader that their story has been listened to, once the address has been confirmed. Once per story, with a link to unsubscribe or to have your address forgotten.

You may also voluntarily subscribe to the Heare newsletter. A reader does so with a separate box when leaving an address; it only counts once the address has been confirmed.

Heare uses Supabase and/or Resend for email delivery, depending on the type of message and technical configuration.

When you subscribe to the newsletter, your email address may be added to the relevant Heare mailing list.

You can withdraw your newsletter consent at any time.

Unsubscribing from the newsletter does not affect Heare’s core functionality.

11. Who do we share data with?

We do not sell personal data.

We use external service providers where necessary to operate Heare. These currently include:

Apple

For the App Store, In-App Purchase, Sign in with Apple, push notifications and local device functionality.

Google

For Google sign-in, purchases through Google Play, push notifications through Firebase Cloud Messaging, Firebase Hosting, certain technical processing through Google Cloud, and looking up book titles through Google Books.

Open Library (Internet Archive)

For looking up book titles. This search runs through our own server, so Open Library receives only the search term and not your IP address.

Supabase

For authentication, database services, server functions and private storage.

Stripe

For web payments and related fraud prevention where Stripe is used.

Resend

For certain service emails and newsletters.

These providers receive information only to the extent necessary for their role.

Some providers are international organisations and may in certain circumstances process personal data outside the European Economic Area.

Where an international transfer takes place, we use appropriate GDPR safeguards where required, such as an adequacy decision, Standard Contractual Clauses or other applicable safeguards.

12. Who within Heare can access personal data?

Personal data is not freely accessible.

Only people who genuinely need information for their work may be given access. This may be necessary for:

• customer support;
• resolving technical issues;
• security investigations;
• payment issues;
• privacy requests;
• limited product or user research.

Where an employee, external contractor or temporary researcher receives access, we limit that access as much as possible by purpose, data, functionality and time.

Where possible, research uses aggregated, pseudonymised or minimised information.

Access is removed when it is no longer required.

People with access are required to handle personal data confidentially. Where required by the GDPR, appropriate data-processing arrangements are put in place.

Heare employees, contractors and researchers do not routinely listen to personal story recordings.

The content of a personal recording is only accessed where necessary for a specific support, technical or security issue, where a user requests or authorises it, or where Heare is legally required to do so.

13. How do we protect personal data?

We take appropriate technical and organisational measures to protect personal data. These include:

• private storage for personal audio and photos;
• HTTPS/TLS network connections;
• temporary signed links for media files;
• account-based access controls;
• row-level security and server-side checks where applied;
• restricted access for administrators and contractors;
• audit information for certain administrative actions;
• no storage by Heare of full payment card details.

No digital service can guarantee absolute security.

Please also protect your own device, email account and shared Heare links.

14. How long do we keep data?

We do not keep personal data for longer than necessary for the purpose for which it is processed.

Active accounts and stories

An active account and its saved stories remain available while needed to provide Heare, unless you delete a recording or account earlier.

Inactive accounts

Heare uses an inactivity period of six months.

Where the owner of stories has been inactive for six months, the account and related personal recordings, photos and draft information may be deleted under our cleanup process.

Before personal recordings are removed because of prolonged inactivity, we first send a warning to the known email address.

If the account is used again, the inactivity period starts again.

Drafts and unfinished sessions

Drafts, failed recordings and unfinished recording or payment sessions may be retained temporarily where needed for recovery, completion, support, security or fraud prevention.

They are subsequently removed in accordance with the applicable retention period.

Error information

Technical error information about failed recordings is kept for a maximum of 30 days.

A reader’s email address

We keep it for as long as a story you recorded with that address is linked to it, or for as long as you want to receive news from Heare.

When your last story goes, because it is deleted or with the parent’s account, your address goes with it, unless you want to receive news. If you choose “Forget my address” in an email or on your reader page, we remove it from all your stories immediately.

Unsubscribing from messages does not erase your address: it stays with your stories, so that you can find them again later.

An address that is never confirmed receives no messages. It stays with the story until the story goes, the address is corrected, or someone uses the confirmation email to tell us it is not their address.

Financial data

Information we are legally required to retain for financial administration is kept for seven years.

Backups and technical logs

Deleted information may remain briefly in technical backups or logs: backups for a maximum of 30 days, server and email logs for a maximum of 90 days. After that it is removed under the relevant infrastructure provider’s normal retention or overwrite schedule.

15. Deleting your account and recordings

You can delete individual recordings within Heare.

You can also delete your account.

When an account is deleted, Heare deletes personal data and files associated with that account to the extent technically and legally possible.

This includes personal recordings managed by the account, uploaded photos, access records, sessions, profile information and the Heare authentication account.

A story you only received from another user may continue to exist under the original owner’s account. Your access to that story is removed when your account is deleted.

Certain financial, security or administrative information may be retained for longer where required by law or demonstrably necessary for matters such as fraud investigations, disputes or security.

16. Your privacy rights

Depending on the circumstances, the GDPR gives you the right to:

• know what personal data we process;
• access your personal data;
• correct inaccurate information;
• request deletion;
• restrict processing;
• object to certain processing;
• receive information in a portable format where the right to data portability applies;
• withdraw consent you previously provided;
• lodge a complaint with a data protection authority.

The app already allows you to manage certain matters yourself, including deleting individual recordings and deleting your account.

A ZIP export is also available for certain accounts.

These features do not limit your legal privacy rights.

Are you a reader without a Heare account? Then you can handle most things through the link in our emails: confirm your address, unsubscribe or have your address forgotten. For anything else, you can email support@heare.app.

If you need other information, something is missing from an export or you want to exercise another privacy right, contact support@heare.app.

We normally respond to a valid privacy request within one month.

We may first request information to verify your identity or authority to make the request.

In the Netherlands, you may lodge a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens. In Belgium, you may contact the Belgian Data Protection Authority.

17. What do we explicitly not do?

Heare:

• does not sell personal data;
• does not show personalised advertising;
• does not use third-party product analytics;
• does not use cross-site tracking;
• does not create advertising profiles of children;
• does not use personal story recordings for AI training;
• does not use personal story recordings for voice cloning;
• does not create biometric voice profiles;
• does not use children’s data for commercial profiling;
• does not make decisions producing legal or similarly significant effects solely through automated processing.

18. Changes to this privacy policy

Heare changes over time and this privacy policy may therefore need to be updated.

Where significant changes affect how personal data is used, we will inform users in an appropriate way where required.

The latest version is always available at heare.app/privacy.

19. Contact

For privacy questions or to exercise a privacy right, contact:

support@heare.app

Heare · HDNK V.O.F. · Zuiderstraat 35G · 2011 XS Haarlem · The Netherlands · Dutch Chamber of Commerce number 66251427